第一印象で9割決まる!?押さえておきたい応募書類の基本
たったこれだけの短い時間の中で私たち求職者は採用担当の気持ちをキャッチしなければなりません。
そのためには採用側が気にする点をしっかりと押さえ第一印象で相手の心を掴む必要があります。
今回は、就活・転職に勤しむあなたへ最低限押さえておきたい応募書類の書き方をご紹介。
必要となる基本のいろはを頭に叩き込んで、いざ、採用面接への道を開きましょう！
【簡潔にわかりやすい】が鉄則！
「簡潔にって、何が！？」と思ったアナタ。
応募書類は、1つのビジネス文書であることを念頭に置いてください。
ビジネス文書とは、仕事をする際に企画や提案を相手に伝えるための文書のこと。
内容がダラダラと長ったらしく並べられているだけでは意味が伝わらないのでNGです。
応募書類は採用担当にとっては、ビジネスとして読む文書です。
つまり簡潔にわかりやすく言いたいことを伝えられるか、それが大切です。
また自分のことを単に申し述べる説明書ではなく、
あなたという有能な人材を採用担当者にアピールするビジネス文書として考えるようにしましょう。
読む気にさせる応募書類とは？
採用担当に簡潔にわかりやすくアピールするには「見出しを付ける」「項目を立てる」ことが意外にも重要なことなのです。あなたのこれまでの職歴をどう整理し、項目立てるかを考えましょう。
特に職務経歴書の文章は簡潔に、基本的には箇条書きでコンパクトにまとめることを心がけてください。無用に長い文章は、まとめ切れていない印象を与えてしまうので注意が必要です。
また、レイアウトも大切です。
パッと見たとき、読んでみようと思わせる見やすい文書に仕上げることが大切です。
一方、履歴書はフォーマットが決まっているので項目やレイアウトに気を遣う必要はありません。
ただ、前回の履歴書コラムでも紹介したように学歴・職歴欄の文末に「以上」と書くことや、修正液で訂正したりしないといった基本的なルールは必ず守りましょう。あなたの株を下げる要因になりかねません。
これだけは最低限押さえたい１０のポイント！
たった2分の査定タイムで皆さんが不合格にならないよう、
書類作成にあたって第一の基本となるポイントを下記にまとめました。
★ビジネス文書ということを意識する
①言葉遣いに気をつける
☝ビジネスマナーの基本を疑われるので敬語の使い方は特に注意！
【NG】PR文で自分に敬語を使う、自分のことを「私」以外で呼ぶ、志望動機が文章が体言止めのみ。
②簡潔な文章
☝なるべく箇条書きにし読みやすい文章を心掛けること！
【NG】職務経歴・資格が長い文章で表されている。
③「以上」を忘れない
☝履歴書の学歴・職務欄、職務経歴書の最後には必ず「以上」を入れる！
【NG】これより下はないですよという意味の、締めくくりの「以上」がない。
④レイアウトは第一に読みやすく
☝職務経歴書はレイアウトに気をつける。基本はすっきりバランスよく！
【NG】改行がない、4～5枚など何枚にもわたって書いてある。
⑤項目と見出しを立てる
☝職務経歴書ではどこに何が書かれているか一目で分かるよう書き方に工夫を！
【NG】文字のくくり「」〈〉や箇条書きのチョボ・がなく文にメリハリがない。
⑥矛盾点をなくす
☝履歴書と職務経歴書の職歴や志望動機が異なっていないか読み直す！
【NG】年月が違う、他社の応募動機になっている。
★外見に気をつける
⑦用紙の汚れに気をつける
☝書類が汚れたり、にじんだり、かすれたりしていないかに気を配って！
【NG】飲み物をこぼした跡がある、インクの出ないペンを使う。
⑧日付や年号を間違えない
☝日付や年号のミスは致命的・・・。
【NG】日付が提出日の年月日になっていない。
⑨マーカーは使わない
☝強調させたくても色ペンの使用はNG。カッコなどを使用すること！
【NG】カラフルな履歴書になっている。
⑩ペンは黒か濃紺で
☝必ず黒ペン（万年筆なら黒か濃紺）で書くように！
【NG】青ペンはよくない、赤はもってのほか。
採用側の本音！文章が長い人は面接も失敗しがち！？
以上、最低限押さえておきたい応募書類の基本をお伝えしました。
実際、元就活難民の筆者は、応募書類のPR文を「簡潔な文章」で書くことにひどく苦戦していました。「あれもこれも書いておいた方が良いかな！？」と、つい欲張ってしまい、採用側の視点に立てていなかったのです。また「良いとこ見せなきゃ！」と我が強くなって、相手企業が求める人材像と自分を重ね合わせることができていなかったのも大きな反省点。
「日付や年号を提出日にする」という点に関しても、書類を作成した日を記入していました。
ツメの甘さや、マナーと知識の未熟さが露呈していたのだろうなと今になって悔しく思います。
また、採用エージェントの細井智彦氏は「職務経歴書が4～5枚にわたっていて文章が長い人は面接も下手なことが多いといえます」と自身の著『カリスマエージェント直伝！履歴書・職務経歴書の書き方』で述べています。文章が簡潔でない＝伝えたいことが整理されていないため面接での受け答えも話が長くなり、脱線したり要領を得ない回答になってしまうことが原因だとか。皆さんも気をつけてくださいね！
職務経歴書や履歴書を書くことは、自分自身を整理することにつながります。
面接への道を開くには、まずは応募書類を簡潔にまとめられることから始めるべきではないでしょうか。
次回の履歴書コラムもお楽しみに！
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【参考文献】
・細井智彦『カリスマエージェント直伝！履歴書・職務経歴書の書き方』（高橋書店／2018年）
